Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja 01.11.2020

Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły Rohhe sp. z o.o. (dalej „Rohhe”)swoje dane osobowe, w tym osób korzystających z naszych usług, naszych kontrahentów i ich pracowników, pragniemy zadeklarować, że pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach gwarantujących ich bezpieczeństwo. Aby zapewnić transparentność realizowanych procesów przetwarzania, przedstawiamy obowiązujące w Rohhe zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncierozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).

Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania, jest Rohhe sp. z o.o. z siedzibą w Tarczynie, ul. Al. Krakowska 19A (kod pocztowy: 05-555). W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowychmożesz skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: biuro@rohhe.pl.

Rohhe jest firmą produkcyjno-handlową. Realizując swoje funkcje biznesowe, przetwarzamydane osobowe w następujących celach:

Cel przetwarzania Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli występuje
Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy z klientem lub kontrahentem art. 6 ust. 1 lit. b (dot. klientów);
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (dot. osób współpracujących z nami w imieniu klienta/kontrahenta) Przez czas określony umową, uzgodniony przez strony lub niezbędny do wykonania przez administratora zobowiązań wymagających przetwarzania danych		 Potrzeba kontaktu z pracownikami/współpracownikami klientów i kontrahentów w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji
Rozpatrywanie skarg, wniosków i reklamacji

 

 

 art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO Przez czas trwania umowy lub do czasu upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji

 

 Potrzeba kontaktu z pracownikami/współpracownikami klientów w związku z rozpatrywaniem skarg, wniosków i reklamacji

 
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

 

 art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa

 

 Przetwarzanie danych klientów lub kontrahentów i ich pracowników/współpracowników w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń

 
Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej

 

 art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez czas do wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych, wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych (co do zasady przez 5 lat po roku, w którym wystąpiło zdarzenie prawne, które obligowało do wystawienia dokumentu księgowego)

 
Prowadzenie statystyk

 

 art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłącznie do celów statystycznych

 

 Usprawnienie prowadzonej działalności dzięki wnioskom wyciągniętym na podstawie działań statystycznych

 
Prowadzenie działań marketingowych (w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej)

 

 art. 6 ust. 1 lit. f RODO Nagrania obrazu są przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania lub do czasu wniesienia uzasadnionego sprzeciwu, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu – wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania

 

 Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywający na terenie siedziby Rohhe jest naszym uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art. 222 KP)

 
Przetwarzanie danych w ramach profilu Rohhe na portaluspołecznościowym Facebook

 

 art. 6 ust. 1 lit. f RODO Dane są współadministrowane przez Rohhe i portalFacebook. Dane będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych

 

 Prowadzenie bieżącej korespondencji przy wykorzystaniu narzędzi dostarczonych przez portal Facebook, w tym komunikator Messenger, oraz prowadzenie innych działań marketingowych

 
Przetwarzanie plików cookies

 

 art. 6 ust. 1 lit. f RODO Dane będą przetwarzane przez okresy wskazane w Polityce plików cookies lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Wyrażenie sprzeciwu może nastąpić jedynie przez zmianę ustawień przeglądarki użytkownika końcowego, która uniemożliwi gromadzenie informacji z wykorzystaniem plików cookies

 

 Dostosowanie treści stron internetowych do potrzeb użytkowników, w tym w celach marketingowych, optymalizacja korzystania z serwisów internetowych

 
Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami

 

 art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO; art. 9 ust. 2 lit. b RODO Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przechowujemy przez 50 lub 10 lat.
10-letni okresprzechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika jest stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.
W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przy czym w odniesieniu do tych spośród wyżej wymienionych pracowników, co do których pracodawca złoży raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, okres przechowywania dokumentacji oraz akt ulega skróceniu do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym niniejszy raport został złożony. .
Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy, administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu.
Umowy cywilnoprawne będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń		 Rozpowszechnianie wizerunku pracownika/współpracownika na podstawie zgody prawnoautorskiej

 
Prowadzenie rekrutacji

 

 art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO (dot. kandydatów na pracowników);
art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO (dot. kandydatów na współpracowników) Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zgody wyrażonej na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok

 

 

Jeżeli terminy przechowywania dokumentów wskazane w rubryce „Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej” są dłuższe od terminów właściwych dla dochodzenia ewentualnych roszczeń, stosuje się wskazane dłuższe terminy.

W związku z prowadzoną działalnością Rohhe będzie ujawniać Twoje dane osobowe następującym podmiotom:

  • organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
  • podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspomagającym naszą działalność, w tym firmie Microsoft, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotowi świadczącemu usługi księgowe lub podmiotom współpracującym z Rohhe w ramach kampanii marketingowych, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z Rohhe i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami,
  • dostawcy usług płatniczych w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych bankom, w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
  • w przypadku kandydatów do pracy – również internetowym portalom rekrutacyjnym.

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Rohhe, przysługuje prawo do:
•dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
•sprostowania (poprawiania) swoich danych,
•usunięcia swoich danych,
•ograniczenia przetwarzania swoich danych,
•przenoszenia swoich danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda(art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
•wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych – jeśli podstawąprawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Więcej informacji o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą, zawierają przepisy art. 12–23 RODO.

Ponadto osobie, której dane są przetwarzane przez Rohhe, przysługuje prawo wniesieniaskargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez Rohhe z wymogów prawa. Oznacza to, że jeśli chcesz skorzystać zoferowanych przez nas usług, zostać naszym kontrahentem (dostawcą) lub pracownikiem/współpracownikiem, musisz podać swoje dane osobowe.

Jeśli Twój pracodawca lub inny podmiot wskazał Cię jako osobę kontaktową w związku z zawarciem/realizacją umowy z Rohhe, Twoje dane będą przetwarzane w zakresieujawnionym przez ten podmiot (standardowo jest to imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail i nr telefonu).

W pozostałym zakresie (w szczególności chodzi o przetwarzanie danych przez Rohhe wcelach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.

Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: „EOG”). Mając jednak na uwadze świadczenie usług przez naszych podwykonawców przy realizacji wsparcia dla usług teleinformatycznych oraz infrastruktury IT, Rohhe możezlecać wykonywanie określonych czynności bądź zadań informatycznych uznanym podwykonawcom działającym poza EOG, co może powodować przekazanie Twoich danych poza obszar EOG.

Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej państwa odbiorców spoza EOG zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodny ze standardami EOG. W przypadku odbiorców na terytorium państw nieobjętych decyzją Komisji Europejskiej w celu zapewnienia odpowiedniego stopnia tej ochrony administrator zawiera umowy z odbiorcami danych
osobowych, które są oparte na standardowych klauzulach umownych wydanych przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.

Kopię standardowych klauzul umownych można uzyskać od administratora – jego dane kontaktowe podano wyżej. Zastosowany przez administratora sposób zabezpieczenia Twoich danych jest zgodny z zasadami przewidzianymi w rozdziale V RODO. Możesz zażądać dalszych informacji o zabezpieczeniach stosowanych w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń oraz dowiedzieć się, w jakich w miejscach są udostępniane.

Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, które wywołałyby skutki prawne lub w podobny sposób wpływałyby na jakiekolwiek skutki wobec klientów, kontrahentów, ich pracowników/współpracowników, jak również pracowników/współpracowników administratora czy kandydatów do pracy.